Bewaartermijn zakelijke documenten

Door 20 januari 2015 februari 16th, 2017 Juridische zaken
Blog voorbeeld

HEERLEN – Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw computer laten staan? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

Wat moet u bewaren en voor hoe lang?
Elke onderneming is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar  financiële gegevens en werkzaamheden. Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

  • De rechten en plichten van uw bedrijf (bijvoorbeeld oprichtingsstatuten, jaarverslagen en vergaderstukken).
  • De gegevens die voor de belastingheffing van belang zijn (fiscale bewaarplicht).
  • De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.

Voor andere documenten zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Het is uiteraard wel verstandig om deze gedurende de looptijd te bewaren. Tip: U doet er goed aan om contracten nog vijf jaar achter de hand te houden.

Een handig overzicht:

Soort document

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging 10 jaar
Gegevens bedrijfsmatig ontroerend goed 9 jaar
Administratieve gegevens en interne email * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 7 jaar
Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) 5 jaar

* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.